Excel ili poslovni program

Da budemo realni, najviše novih korisnika poslovnih softverskih rešenja ne dolazi od konkurencije, čak ne dolaze ni oni koji su pre toga radili na papir. Najveći broj korisnika poslovnih sistema dolazi baš nakon korišćenja Excel-a ili nekog njemu sličnog softverskog alata (Google sheets, OfficeWriter). Odatle je nastala i želja da ovu temu prvu obradimo.

Takvi korisnici uglavnom, shvativši da svoje poslovanje ne mogu da sagledaju na pravi način kroz funkcije i makroe Excel-a, rešavaju da se nadograde novim softverskim alatima. 

Da ne bi pisali baš o svim razlikama izmedju poslovnog rešenja i Excel-a (ova tema je baš opširna pa ćemo je koristiti još koji put), sada ćemo se baviti samo razlikom između kreiranja dokumenta (računa, predračuna) u Excel-u i poslovnom rešenju.

Ajde da najpre opišemo proces kreiranja dokumenta u Excel-u, recimo da imamo jednog operatera koji kreira dokumenta zbog lakšeg pojašnjenja celokupnog procesa:

Roba/usluga je dakle spremna za isporuku i došlo je vreme da se kreira dokument. Ako je operater organizovan on će za svakog komitenta, imati poseban folder sa fakturama ili makar poseban Excel dokument u kome će za tog komitenta imati već popunjene podatke. Nakon što pronadje dokument za određenog komitenta, neophodno je da najpre proveri koji je poslednji broj fakture koji je fakturisan i da isti izmeni u dokumentu (brojeve faktura mora da vodi u drugom dokumentu ili da ih negde piše npr. u KIR, tj. Knjizi izdatih računa, kako se ne bi desilo da ima dva dokumenta sa istim brojem). Nakon izmene broja, treba povesti računa da se izmeni datum izrade i datum valute. Nakon ovih, za knjigovodstvo vrlo važnih podataka, morao bi da se posveti delu u kojima će fakturisati artikle. 

Recimo da se fakturiše samo jedan artikal koji prethodno nije fakturisan ovom klijentu, najpre treba naći šifru i naziv ovog artikla njegovu jedinicu mere i PDV, kao i jediničnu cenu po kojoj se taj artikal prodaje. Kada svako od ovih polja operater iskuca(ili odabere iz padajućeg menija ukoliko ima sreće da mu je to neko napravio), dokument bi trebalo da sačuvamo tako da ga klijent ne može izmeniti ukoliko se šalje na mail (CutePDF ili Microsoft to PDF writer) ili se odštampa.

U obzir nismo uzeli da većina korisnika ima jednu formu za excel i da poslednju pamte kako bi izbegli dupliranje broja dokumenta, čime rešavaju taj problem, ali zato svaki put moraju da kopiraju podatke klijenta iznova i iznova. 

E sad da pogledamo drugu stranu medalje. Uzećemo za primer osnovne verzije poslovnih rešenja bez da se obavezujemo sa bilo kojim određenim softverom, jer svi poslovni softveri ove funkcionalnosti uglavnom poseduju.

Operater otvara formu za kreiranje novog dokumenta, odabere komitenta (iz padajuće liste, pretrage...) čime je i sve njegove podatke odmah uvezao u sam dokument. Odabere datum(velika većina softvera ima za komitenta i podešenu valutu u danima, pa taj deo i ne mora da odabere). U delu artikala, odabere artikal (čime bi u svakom poslovnom softveru bili uvezeni i njegovi podaci -JM, cena, PDV itd). Čuvanjem dokumenta ceo proces izrade je gotov i isti već može sačuvati u PDF direktno iz softvera ili odštampati. O broju dokumenta ovde operater nije ni razmišljao, jer je softver to automatski dodelio. 

Da zaključimo, realno je da su procesi u mnogome slični, s tim da se u jednom većina podataka mora držati u glavi ili nekom drugom dokumentu ili čak i na papiru, dok se u drugom procesu sve to nalazi na jednom mestu (o kome operater i ne brine). Nismo ni pričali o tome da ukoliko se bavite prodajom robe, u prvom procesu vi i ne znate da li papirološki tu robu i možete prodati i da li je imate na stanju, dok se u drugom procesu taj deo uglavnom podrazumeva. Excel je sjajan alat, koji u velikoj meri može da olakša izradu dokumenata(korisnici ponekad znaju da koriste i Word za izradu dokumenta ili čak i Corel (uglavnom dizajneri jer tu mogu da upakuju dokument tako da im baš lepo izgleda), ali svakako do određene mere. Čim dođe potreba za tim da više korisnika radi izradu dokumenata, mora postojati ozbiljna opreznost da se u celoj gužvi i svakodnevnici ne napravi greška, koja bi se u slučaju korišćenja poslovnih rešenja marginalizovala.