Popis robe od A do Š: kako da ga odradiš brzo i tačno

Šta je popis robe i zašto je obavezan?

Popis robe je postupak utvrđivanja stvarnog stanja zaliha - koliko čega zaista imaš u prodavnici, magacinu ili skladištu. To stvarno stanje se zatim upoređuje sa onim što piše u tvojoj evidenciji (knjigovodstvu ili softveru), i na osnovu razlika se utvrđuju manjkovi i viškovi.

Prema Zakonu o računovodstvu i Pravilniku o načinu i rokovima vršenja popisa, svako pravno lice i preduzetnik u Srbiji je dužan da vrši godišnji popis imovine i obaveza sa stanjem na dan 31. decembra. Rok za usvajanje izveštaja o popisu je 31. januar naredne godine.

Ovo nije opcija i nije formalnost. Za pravna lica koja ne sprovedu popis propisana je kazna od 100.000 do 3.000.000 dinara, a za preduzetnike od 100.000 do 500.000 dinara. Odgovorno lice u pravnom licu može da dobije kaznu od 20.000 do 150.000 dinara.

Godišnji i periodični popis - u čemu je razlika?

Godišnji popis je onaj koji si po zakonu obavezan da uradiš jednom godišnje, sa stanjem na 31. decembar. On obuhvata svu imovinu i sve obaveze - ne samo robu, već i osnovna sredstva, materijal, gotovinu, potraživanja i dugovanja.

Periodični (vanredni) popis je popis koji radiš tokom godine po sopstvenoj odluci. Zakon ga ne zahteva, ali ga pametni vlasnici rade redovno - kvartalno, mesečno, ili čak nedeljno za određene kategorije robe. I evo zašto je to važno: ako vodiš stalnu količinsku i vrednosnu evidenciju o ulazu i izlazu robe, i ako si u toku godine već uradio popis i proknjižio razlike - za godišnji popis možeš da upišeš knjigovodstveno stanje na dan 31. decembra. Drugim rečima, periodični popisi tokom godine ti dramatično olakšavaju godišnji popis.

Ovo znači da ne moraš da čekaš decembar da bi saznao da ti nešto ne štima. Ako radiš periodične popise, probleme hvataš kad su mali i rešivi - a ne kad postanu iznenađenje od 200 stavki na kraju godine.

Komisija za popis - ko ga sprovodi?

Za organizaciju i pravilnost popisa odgovoran je zakonski zastupnik pravnog lica, odnosno preduzetnik. To znači ti.

Pravna lica su dužna da formiraju komisiju za popis koja se sastoji od najmanje dva člana. Preduzetnici mogu da vrše popis i sami, ali praksa pokazuje da je bolje imati barem još jednu osobu - i radi brzine i radi objektivnosti.

Komisija za popis je dužna da pre početka popisa sačini plan rada. Pre nego što počne brojanje, komisija treba da zna gde se roba nalazi (prodavnica, magacin, drugo skladište), ko njome rukuje i kako će se popis fizički organizovati - ko broji šta, kojim redom, i kako se rezultati beleže.

Ako imaš robu koja pripada drugom pravnom licu (npr. roba na komisiji), nju popisuješ na posebnoj popisnoj listi i primerak dostavljaš vlasniku u roku od 10 dana od popisa.

Priprema za popis - šta uraditi pre nego što počneš da brojiš

Većina problema na popisu ne nastaje tokom brojanja, već zato što se niko nije pripremio. Evo koraka koji čine razliku između popisa koji traje jedan dan i popisa koji traje nedelju:

Pre svega, sredi magacin i police pre popisa. Grupiši robu po kategorijama, po lokacijama, po dobavljačima - kako god ti je lakše. Cilj je da kad počneš da brojiš, ne moraš da se pitaš "da li sam ovo već prebrojao ili nisam." Roba koja je na više lokacija je najčešći izvor grešaka.

Zatim, proknjži sve ulaze i izlaze pre popisa. Ako imaš neproknjižene kalkulacije, neproknjižene otpremnice ili prijemnice, rezultat popisa neće imati smisla jer porediš stvarno stanje sa pogrešnom evidencijom. Ovo je klasična greška - brojiš tačno, ali evidencija ne odražava realnost.

Pripremi popisne liste unapred. Nemoj da komisija na licu mesta piše nazive artikala rukom. Odštampaj listu sa šiframa, nazivima i jedinicama mere - a komisija samo upisuje količine. Ovo štedi ogromnu količinu vremena i smanjuje greške.

Takođe, odluči šta ćeš sa robom koja je oštećena, kojoj je istekao rok ili je iz bilo kog razloga neupotrebljiva. Ovu robu popisuješ na posebnoj popisnoj listi i komisija u izveštaju predlaže kako da se tretira - rashodovanje, otpis ili prodaja po sniženoj ceni.

I za kraj pripreme - obavesti zaposlene. Ako popis zahteva zatvaranje objekta ili smanjeni rad, planiraj to unapred. Nema ničeg goreg od toga da usred popisa dođe dostava od dobavljača i poremeti ceo proces.

Kako izgleda sam popis - korak po korak

Sam proces popisa je u suštini jednostavan - brojiš šta imaš i zapisuješ. Ali postoje pravila koja treba poštovati da bi rezultat bio validan.

Prvo, utvrdi stvarno stanje. Komisija fizički prebrojava, meri ili procenjuje količinu svake stavke. Za robu koja se broji komadno - brojiš. Za robu koja se meri (brašno, šećer, hemikalije) - meriš. Za robu u zatvorenim paletama ili kutijama - možeš prihvatiti deklarisanu količinu ako nema vidljivih oštećenja.

Drugo, upiši stvarno stanje u popisne liste. Svaka stavka dobija svoju liniju u popisnoj listi sa količinom, jedinicom mere i vrednošću. Ako koristiš softver, skener ili mobilni uređaj - podaci se unose direktno u sistem.

Treće, uporedi sa knjigovodstvenim stanjem. Kad završiš fizičko brojanje, uporedi rezultat sa onim što tvoja evidencija kaže da treba da imaš. Razlike su ili manjak ili višak.

Četvrto, utvrdi razloge za razlike. Manjak može nastati iz raznih razloga - kalo, rastur, kvar, lom, krađa, greška u evidenciji. Višak obično nastaje kad neka roba nije bila proknjižena na ulazu. Komisija mora da istraži i dokumentuje uzroke.

Peto, sastavi izveštaj o popisu. Komisija piše izveštaj koji sadrži popisne liste, utvrđene razlike, uzroke razlika i predloge za postupanje (otpis, zaduženje odgovornih lica, knjiženje viškova). Ovaj izveštaj se dostavlja zakonskom zastupniku ili preduzetniku na usvajanje.

Manjkovi i viškovi - šta sa njima?

Ovo je deo koji boli - ali moraš da ga razumeš.

Višak robe se u pravilu knjiži u korist ostalih prihoda. Znači, ako imaš 10 komada više nego što evidencija pokazuje, to je prihod koji proknjižiš. Zvuči dobro, ali u praksi višak obično znači da ti evidencija nije tačna, što je problem za sebe.

Manjak je komplikovaniji. Postoje dve vrste manjka - opravdan i neopravdan.

Opravdan manjak je onaj koji nastaje zbog kala, rastura, kvara i loma u okviru dozvoljenih normativa propisanih Uredbom. Na primer, ako prodaješ voće i povrće, zakon priznaje određeni procenat gubitka zbog kvarenja. Na ovaj manjak se ne obračunava PDV.

Neopravdan manjak je sve iznad dozvoljenog normativa. Na njega se obračunava PDV po stopi koja važi za tu vrstu robe (najčešće 20%), i to na nabavnu cenu. Kod godišnjeg popisa, PDV na manjak se obračunava u januarskom poreskom periodu za mesečne obveznike, odnosno u prvom tromesečju za tromesečne obveznike.

Neopravdan manjak može da se zaduži odgovornom licu - recimo magacioneru ili prodavcu - ako je to regulisano ugovorom o radu. Ako ne, tereti rashode firme, ali se ne priznaje kao poreski rashod u poreskom bilansu.

Upravo zato je bitno da se popis radi precizno i da se uzroci razlika dokumentuju. Razlika između "kalo 2% na voću" i "nestalo 50 komada iz magacina" je ogromna - i u poreskom i u poslovnom smislu.

Ručni popis vs. digitalni popis - konkretne razlike

Hajde da uporedimo dva pristupa koje vlasnici firmi najčešće koriste.

Ručni popis znači da komisija ide od police do police sa odštampanom listom ili praznim papirom, ručno broji, ručno zapisuje količine, a zatim neko te podatke prekucava u Excel ili knjigovodstveni program. Ovo funkcioniše ako imaš 50-100 artikala. Ako imaš 500 ili 5000 - to je noćna mora. Greške su neizbežne, od pogrešno pročitanih brojeva, preko preskočenih stavki, do duplog brojanja iste robe na različitim lokacijama. Vreme potrebno za ručni popis raste eksponencijalno sa brojem artikala.

Digitalni popis znači da koristiš softver koji ti daje predpripremljenu listu svih artikala sa trenutnim stanjem iz evidencije. Komisija skenira barkod ili ručno unosi količinu direktno u sistem - na računaru, tabletu ili telefonu. Softver odmah poredi uneto stanje sa knjigovodstvenim i automatski računa razlike. Nema prekucavanja, nema "ne mogu da pročitam šta piše", nema "jel ovo 8 ili 3."

Evo konkretnih razlika u praksi. Kod ručnog popisa priprema popisnih listi traje satima jer se štampaju ili pišu ručno, dok kod digitalnog softver generiše kompletne liste automatski. Samo brojanje traje otprilike isto, ali unos podataka kod ručnog popisa zahteva dodatno prekucavanje, dok kod digitalnog podatak ide direktno u sistem. Obrada rezultata kod ručnog popisa može trajati danima jer neko mora da uporedi svaku stavku, dok kod digitalnog softver izračunava sve razlike u sekundi. Mogućnost greške kod ručnog popisa je visoka zbog ljudskog faktora na svakom koraku, dok je kod digitalnog svedena na minimum jer se eliminiše prepisivanje. I na kraju, izveštaji - kod ručnog popisa se prave ručno u Excelu ili na papiru, dok kod digitalnog softver automatski generiše popisne liste, izveštaje o razlikama i sve što treba za komisiju i knjigovođu.

Razlika između jednog i drugog pristupa nije u kvalitetu brojanja - i u jednom i u drugom slučaju neko mora fizički da prebroji robu. Razlika je u svemu pre i posle brojanja, i tu digitalni popis štedi dane rada.

Kako popis izgleda u Sparkom softveru

Hajde da konkretno pokažemo kako funkcioniše popis u digitalnom okruženju, na primeru Sparkom softvera.

Pre popisa, iz softvera možeš da odštampaš ili izvezeš kompletnu listu artikala sa trenutnim stanjem na lageru. Lista je organizovana po kategorijama, lokacijama ili kako god ti odgovara. Možeš je odštampati za komisiju ili koristiti direktno na ekranu.

Tokom popisa, komisija unosi stvarne količine direktno u softver. Ako koristiš barkod skener, posao je još brži - skeniraj artikal, unesi količinu, sledeći. Za svaku stavku odmah vidiš razliku između onoga što softver očekuje i onoga što komisija broji.

Posle popisa, jednim klikom dobijaš kompletnu sliku - lista svih manjkova, lista svih viškova, ukupna vrednost razlika, razlike po kategorijama. Ove podatke možeš da odštampaš i dostaviš komisiji za izradu izveštaja, ili da proslediš direktno knjigovođi.

Ono što posebno pomaže jeste što softver čuva istoriju svih prethodnih popisa. To znači da možeš da uporediš rezultate iz godine u godinu i vidiš trendove - da li se iste stavke stalno pojavljuju kao manjak, da li se situacija poboljšava ili pogoršava, gde su kritične tačke.

Saveti iz prakse - šta iskusni vlasnici rade drugačije

Posle godina rada sa malim i srednjim preduzećima, primetili smo obrasce koji razdvajaju one koji popis završavaju lako od onih koji svake godine proživljavaju istu agoniju.

Ne čekaj decembar. Radi periodične popise tokom cele godine. Jednom mesečno za najvažnije artikle (one koji se najviše prodaju ili imaju najveću vrednost), jednom kvartalno za ostalo. Kad dođe decembar, samo potvrdiš stanje umesto da od nule brojiš sve.

Koristi ABC analizu za prioritizaciju. Tvoja "A" roba (10-20% artikala koji čine 70-80% vrednosti lagera) zaslužuje češći popis i veću pažnju. "C" roba (jeftini artikli koji se sporo kreću) može da čeka godišnji popis.

Vodi urednu evidenciju tokom cele godine. Popis je samo provera - ako ti je evidencija tokom godine tačna (svaki ulaz proknjižen, svaki izlaz evidentiran, svaka nivelacija urađena), popis će pokazati minimalne razlike. Ako ti evidencija tokom godine nije ažurna, ni najbolji popis neće pomoći.

Obrati pažnju na robu sa rokom trajanja. Ovo posebno važi za prehrambene proizvode, lekove, kozmetiku. Popis je prilika da identifikuješ robu kojoj ističe rok i da reaguješ - akcijska prodaja, povrat dobavljaču ili rashodovanje.

I poslednje - dokumentuj sve. Svaku oštećenu kutiju, svaki proizvod kome je istekao rok, svaki artikal koji je na popravci ili kod kupca na reversu. Komisija mora da ima jasan trag za svaku razliku. Kad jednog dana dođe poreski inspektor, ta dokumentacija je tvoja zaštita.

Rezime - kratka checklista za uspešan popis

Za kraj, evo koraka koje možeš da ispišeš i zakačiš na zid magacina:

• Formiraj komisiju za popis (minimum dva člana za pravna lica)
• Sačini plan popisa - ko, gde, kada, kojim redom
• Proknjži sve ulaze i izlaze pre početka popisa
• Sredi magacin i police - grupiši robu logično
• Pripremi popisne liste (iz softvera ili ručno)
• Fizički prebroj svaku stavku
• Unesi stvarno stanje u softver ili popisne liste
• Uporedi sa knjigovodstvenim stanjem
• Utvrdi manjkove i viškove i istraži uzroke
• Posebno izdvoj oštećenu robu i robu sa isteklim rokom
• Sastavi izveštaj komisije o popisu
• Donesi odluku o usvajanju izveštaja (rok: 31. januar)
• Dostavi podatke knjigovođi za knjiženje razlika
• Obračunaj PDV na neopravdani manjak ako si u sistemu PDV-a

Popis ne mora da bude najgori dan u godini. Uz dobru pripremu i pravi softver, to je posao od nekoliko sati umesto nekoliko dana. A korist je ogromna - znaš tačno šta imaš, gde ti curi roba, i gde možeš da unaprediš poslovanje.

Sparkom softver ti omogućava da popis robe odradiš brzo, tačno i bez stresa. Kompletna lista artikala, unos stvarnog stanja, automatski obračun razlika i izveštaji za komisiju - sve na jednom mestu.